Privacyverklaring

Bij Orbyte gaan we zorgvuldig om met je persoonsgegevens. Wanneer je onze website bezoekt, een contactformulier invult, ons een e-mail stuurt of gebruikmaakt van onze chatfunctie, kunnen we bepaalde persoonsgegevens verwerken.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoelang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Orbyte is een web platform van Moonworks. Moonworks biedt de dienstverlening achter Orbyte aan en treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die het via deze website en de bijbehorende communicatie verwerkt.

Verwerkingsverantwoordelijke: Moonworks
Adres: Mereldreef 26, 3140 Keerbergen, België
Ondernemingsnummer: BE0589.947.763
E-mail voor privacyvragen: info@moonworks.be
Telefoon: +32 479 78 10 71
Website: https://orbyte.design/

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

We verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons bezorgt of die ontstaan bij het gebruik van onze website.

Contactformulieren en e-mail

Wanneer je contact met ons opneemt, kunnen we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens en de inhoud van je bericht verwerken. Ook verdere correspondentie over je aanvraag kan worden bijgehouden.

Online chat

Orbyte maakt gebruik van Social Intents. Wanneer je de chatfunctie gebruikt, kunnen we de inhoud van je gesprek en de gegevens die je vrijwillig deelt verwerken. Daarnaast kunnen technische gegevens worden verwerkt om de chat mogelijk te maken.

Technische gegevens

Bij het bezoeken van onze website kunnen technische gegevens worden verwerkt, waaronder IP-adressen, browsertype, toestelgegevens, bezochte pagina's, tijdstippen en technische foutmeldingen.

Gebruiksstatistieken

We maken gebruik van Google Analytics en Google Tag Manager. Afhankelijk van de instellingen en je toestemming kunnen hiermee gegevens over het gebruik van onze website worden verwerkt.

We vragen je om geen gevoelige persoonsgegevens door te sturen wanneer die niet noodzakelijk zijn voor je aanvraag.

3. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de bijbehorende rechtsgronden.

Je vragen beantwoorden

We gebruiken contactgegevens en berichten om aanvragen te behandelen en je de gevraagde informatie te bezorgen. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden of, wanneer je een offerte of overeenkomst aanvraagt, om stappen te ondernemen vóór het sluiten van een overeenkomst.

Onze dienstverlening aanbieden en uitvoeren

Wanneer je klant wordt, verwerken we de gegevens die noodzakelijk zijn voor offertes, contracten, projectcommunicatie en dienstverlening. De rechtsgrond is de uitvoering van een overeenkomst of, naargelang de situatie, ons gerechtvaardigd belang.

De website beveiligen

We verwerken technische gegevens om misbruik te voorkomen, storingen te onderzoeken en onze website veilig te houden. Hiervoor baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang.

De website verbeteren

We gebruiken websitegegevens en, waar van toepassing, gebruiksstatistieken om de prestaties en gebruiksvriendelijkheid van Orbyte te evalueren. Voor niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën is voorafgaande toestemming vereist.

Wettelijke verplichtingen naleven

Bepaalde gegevens moeten we verwerken of bewaren om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

4. Contactformulieren en e-mailcommunicatie

Wanneer je een contactformulier invult of ons een e-mail stuurt, gebruiken we je gegevens om je aanvraag te behandelen.

De informatie die als verplicht wordt aangeduid, is nodig om je aanvraag correct te kunnen verwerken. Overige informatie verstrek je vrijwillig.

Je gegevens worden niet automatisch gebruikt om je in te schrijven op een commerciële nieuwsbrief.

5. Online chat via Social Intents

Orbyte gebruikt Social Intents om bezoekers rechtstreeks te ondersteunen via een online chat.

Wanneer je een gesprek begint, kunnen je berichten, contactgegevens en technische sessie-informatie worden verwerkt om je vraag te behandelen en de chat technisch mogelijk te maken.

Social Intents is een externe dienstverlener. De exacte technische verwerking, opslaglocaties en toepasselijke waarborgen moeten worden beoordeeld aan de hand van de actuele dienstverlenersafspraken.

Meer informatie vind je op https://www.socialintents.com/privacy.html.

6. Google Analytics en Google Tag Manager

We maken gebruik van Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en van Google Tag Manager om bepaalde scripts en diensten technisch te beheren.

Google Analytics kan gegevens verwerken over bezochte pagina's, interacties, toestellen en andere gebruikskenmerken.

Google Tag Manager is een hulpmiddel voor scriptbeheer. Welke gegevens via de beheerde scripts worden verzameld, hangt af van de ingestelde tags.

Voor analytische cookies en andere niet-noodzakelijke trackingtechnologieën is voorafgaande toestemming vereist.

Meer informatie over cookies en vergelijkbare technologieën vind je in onze cookieverklaring.

7. Met wie delen we je persoonsgegevens?

We verkopen je persoonsgegevens niet.

Om onze website en dienstverlening aan te bieden, werken we samen met externe dienstverleners, waaronder:

• Hostingproviders voor de technische werking, beveiliging en opslag van websitegegevens.
• E-mailproviders voor het ontvangen en verzenden van berichten.
• Social Intents voor de online chatfunctie.
• Google voor websiteanalyse en het beheer van scripts.

Deze partijen kunnen toegang krijgen tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun dienstverlening.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens Moonworks verwerkt, moet die verwerking worden geregeld met passende contractuele en technische waarborgen.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer dat wettelijk verplicht is.

8. Hoelang bewaren we je gegevens?

We hanteren volgende bewaartermijnen als uitgangspunt:

Contactformulieren en e-mailaanvragen: 24 maanden

We hanteren een bewaartermijn van maximaal 24 maanden na het laatste relevante contact. Wanneer een aanvraag leidt tot een klantenrelatie of wanneer een wettelijke verplichting een langere bewaring vereist, kan een andere termijn van toepassing zijn.

Social Intents-chatgesprekken: 12 maanden

Voor chatgesprekken hanteren we een beoogde maximale bewaartermijn van 12 maanden. De toepassing van deze termijn binnen Social Intents moet nog technisch worden bevestigd.

Technische serverlogs: 30 dagen

Voor reguliere technische serverlogs hanteren we een beoogde maximale bewaartermijn van 30 dagen. De werkelijke instellingen van de hostingprovider moeten nog worden gecontroleerd. Gegevens die noodzakelijk zijn voor een concreet beveiligingsincident kunnen langer worden bewaard wanneer dat gerechtvaardigd en noodzakelijk is.

Klanten- en contractgegevens

Deze gegevens bewaren we zolang dat nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomsten, de opvolging van onze dienstverlening en eventuele wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde aanspraken.

Analytische gegevens

De bewaartermijnen voor analytische gegevens zijn afhankelijk van de gebruikte dienst en de ingestelde bewaarinstellingen. De effectieve instellingen van Google Analytics moeten nog worden bevestigd.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd volgens de toepasselijke bewaartermijnen.

9. Hoe beschermen we je persoonsgegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang en onrechtmatige verwerking.

Daarbij besteden we aandacht aan beveiligde verbindingen, toegangsbeheer, software-updates, back-ups en het beperken van de toegang tot gegevens.

We evalueren onze beveiligingsmaatregelen waar nodig. Geen enkel digitaal systeem kan echter volledige veiligheid garanderen.

10. Worden gegevens buiten Europa verwerkt?

Voor bepaalde externe diensten, waaronder diensten van Google en Social Intents, kan verwerking of doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden.

Bij een dergelijke doorgifte moeten de toepasselijke wettelijke voorwaarden worden nageleefd, bijvoorbeeld via een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele waarborgen.

De concrete doorgiften en waarborgen worden bepaald door de gebruikte diensten en hun actuele contractuele afspraken.

11. Welke rechten heb je?

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je, afhankelijk van de verwerking en de toepasselijke voorwaarden, het recht om:

• Je persoonsgegevens in te kijken.
• Onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren.
• Je gegevens te laten verwijderen.
• De verwerking van je gegevens te laten beperken.
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Je gegevens over te dragen wanneer dat recht van toepassing is.
• Je toestemming op elk moment in te trekken wanneer de verwerking daarop gebaseerd is.

Om je rechten uit te oefenen, stuur je een e-mail naar info@moonworks.be.

We beantwoorden je verzoek in principe binnen één maand. Wanneer dat wettelijk toegestaan en noodzakelijk is, kan die termijn worden verlengd.

We kunnen bijkomende informatie vragen wanneer dat nodig is om je identiteit te controleren.

12. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website gebruikt of kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën voor technische functionaliteiten, de online chat en websiteanalyse.

Voor het gebruik van niet-strikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën is voorafgaande toestemming vereist.

Welke technologieën daadwerkelijk worden gebruikt en welke bewaartermijnen van toepassing zijn, wordt verder toegelicht in onze cookieverklaring.

13. Externe websites

Onze website kan links bevatten naar externe websites of diensten.

Wanneer je zo'n website bezoekt, is het privacybeleid van de betreffende partij van toepassing. We raden je aan om dat beleid te raadplegen voordat je persoonsgegevens deelt.

14. Klachten

Heb je vragen of opmerkingen over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact op via info@moonworks.be.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

15. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, technische werking of de toepasselijke regelgeving verandert.

De meest recente versie vind je steeds op deze pagina. Bovenaan vermelden we wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

16. Contact

Voor alle vragen over privacy en persoonsgegevens kun je contact opnemen met Moonworks via info@moonworks.be.